Bent u ‘in control’ met de autorisaties binnen Dynamics NAV en 365 Business Central? Weet u hoe bij u de rechten worden aangevraagd en toegekend? In de praktijk zie je vaak gebeuren dat een gebruiker aangeeft iets niet te kunnen wat volgens hem of haar nodig is, maar is dat ook daadwerkelijk zo? Wat gebeurt er met zo’n melding? Worden de rechten gewoon toegevoegd of is hier een procedure voor opgesteld?
Dynamics NAV of Dynamics 365 Business Central heeft hier standaard geen oplossing voor. Machtigingensets worden rechtstreeks gekoppeld aan de gebruiker en dat is het. Eventuele documentatie en goedkeuring zal buiten het systeem plaatsvinden.
Lees ook: Waarom zou je autorisaties inrichten in Microsoft Dynamics?
Toekennen en intrekken van machtigingen met Authorization Box
De Authorization Box wordt gebruikt voor het toekennen en intrekken van machtigingen in Dynamics NAV en Dynamics 365 Business Central. Binnen de Authorization Box worden machtigingen toegekend op organisatierolniveau (functieniveau).
Per organisatierol zijn de juiste machtigingensets gekoppeld. Het toekennen of intrekken hiervan wordt vastgelegd via autorisatieverzoeken. Hierbij adviseren wij om gebruik te maken van goedkeuringen. Dat werkt als volgt: een autorisatieverzoek wordt gedaan en deze wordt vastgelegd door bijvoorbeeld de applicatiebeheerder. Vervolgens wordt dit verzoek door één of meerdere personen goedgekeurd, bijvoorbeeld door de controller of de afdelingsmanager. Pas nadat iedereen heeft goedgekeurd worden de machtigingen verwerkt naar Microsoft Dynamics.
Het is mogelijk om meerdere goedkeurders per organisatierol in te stellen. Ook is het mogelijk op organisatierolniveau specifieke goedkeurders te benoemen. Dit kan bijvoorbeeld gewenst zijn voor organisatierollen waaraan kritieke bevoegdheden gekoppeld zijn.
In de goedkeuringsaanvraag is alle informatie beschikbaar met betrekking tot de wijziging die plaatsvindt na goedkeuring. Zo is bijvoorbeeld goed te zien welke rechten zijn toegekend of ingetrokken na verwerking. Een goedkeuringsaanvraag kan uiteraard ook worden afgekeurd waarbij een opmerking kan worden opgegeven, zodat voor de aanvrager de reden van afkeur duidelijk is.
Autorisaties binnen organisatierollen en groepen
Gebruikersbeheer is het belangrijkste onderdeel van autorisatiebeheer. Het proces van "Authorization Framework Management" is echter net zo belangrijk. Het Authorization Framework bestaat uit organisatierollen, machtigingensetgroepen en bedrijfsgroepen. Met de Authorization Box kan naast goedkeurig van autorisatieverzoeken ook goedkeuring worden ingesteld op wijzigingen binnen machtigingenset-groepen, bedrijfsgroepen en organisatierollen. Het belang hiervan wordt niet altijd onderkend. We lichten het hieronder toe.
Zodra u de Authorization Box in gebruik heeft, zijn gebruikers gekoppeld aan één of meerdere organisatierollen. Het wijzigen van een organisatierol werkt direct door op alle gebruikers met deze rol. Nadat bijvoorbeeld aan de organisatierol ‘Inkoper’ de machtigingenset SUPER wordt toegevoegd, krijgen alle gebruikers met deze organisatierol direct dit recht in Dynamics NAV of Dynamics 365 Business Central. Met een goedkeuring (en dus controle) van de autorisaties kunnen fouten voorkomen worden. Hetzelfde geldt voor het wijzigen van een machtigingensetgroep. Indien deze groep is gekoppeld aan een organisatierol, dan zal de wijziging direct worden verwerkt op de gekoppelde gebruikers.
Ten slotte de bedrijfsgroep. Organisatierollen worden toegekend aan gebruikers al dan niet per bedrijf of bedrijfsgroep. Indien een bedrijf wordt toegevoegd aan een bedrijfsgroep zal dit van invloed zijn op gebruikers met toegekende organisatierollen voor die bedrijfsgroep. Rechten worden dus uitgedeeld aan een extra bedrijf waarvoor goedkeuring nodig is.
Voordelen Authorization Box
Met Authorization Box bespaart u veel tijd, niet alleen op de inrichting van de autorisaties, maar ook op het onderhouden van de machtigingensets en functies in Microsoft Dynamics NAV en Dynamics 365 Business Central.
Alle functionaliteit met betrekking tot goedkeuring binnen de Authorization Box nogmaals voor u op een rijtje:
- Goedkeuring instelbaar op:
- Autorisatieverzoeken
- Organisatierollen
- Machtigingensetgroepen
- Bedrijfsgroepen
- Goedkeurders instelbaar per onderdeel
- Aantal goedkeurders instelbaar per onderdeel
- Aantal goedkeurders instelbaar op organisatierolniveau
- Goedkeurder instelbaar op organisatierolniveau
