Authorization Box is ontworpen en ontwikkeld door IT-auditors, maar kan soms erg overweldigend zijn. De vele diensten en functies kunnen u helpen bij het creëren van een beheersbare en controleerbare omgeving voor Microsoft Dynamics. Daarom helpen wij u graag verder, zodat u uw autorisaties kunt blijven inrichten, beheren en monitoren
Op het moment dat er een werknemer in dienst treedt of van functie verandert moet dit op een goede manier verwerkt worden in Business Central. Dit doet u door een nieuwe gebruiker toe te voegen. Hiervoor moeten op verschillende plekken records worden aangemaakt. Zo moet u een nieuwe gebruikerskaart invullen, de gebruikersinstellingen en de goedkeuringsinstellingen vullen en nog veel meer.
Bij het uit dienst gaan of bij het wijzigen van de medewerkers functie moeten deze gegevens wellicht worden aangepast of zelfs worden verwijderd. Deze stappen zijn enorm foutgevoelig en de kans dat ergens iets vergeten wordt is niet ondenkbaar. Gelukkig bevat Authorization Box functies die u in dit proces kunnen ondersteunen
Ondersteuning binnen Authorization Box
Onze sjabloon module binnen Authorization Box ondersteund u in het proces door al deze instellingen automatisch in te stellen, aan te passen of te verwijderen op basis van de organisatierol. Deze module bestaat uit verschillende onderdelen, te weten: Mastersjablonen & Sjablonen, Pre- en postacties, procuratiesjablonen en Vrije velden.
1. Mastersjablonen en sjablonen:
Met de mastersjablonen en sjablonen is het mogelijk om automatisch velden te vullen op basis van een vaste waarde, informatie van de gebruikerskaart, data gerelateerd aan een organisatie rol of van een nr-reeks. Sjablonen koppelt een medewerker aan een organisatierol en worden getriggerd bij het toekennen of het intrekken van de organisatierol. Met de sjablonen is het dus mogelijk om bijvoorbeeld de persoonlijke gegevens zoals Email en telefoonnummer automatisch te vullen in de gebruikersinstellingen, maar ook organisatierol specifieke informatie zoals rechten voor het goedkeuren van time sheets.
2. Pre- en postacties:
Pre- en postacties zijn acties die worden uitgevoerd voor of na het toekennen van een organisatierol. Een eerste actie is dat met sjablonen records gevuld of verwijderd op basis van het ingevulde sjabloon. Een tweede actie is dat er batch acties zijn die automatisch kunnen afgaan. Batches zijn codeunits of report die afgaan voor of na het toekennen van een organisatierol. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om met een codeunit te maken die automatisch voor het hele jaar timesheets aanmaakt na het toekennen van een organisatierol.
3. Procuratiesjabloon:
Met het procuratiesjabloon richt u gemakkelijk uw procuraties in binnen Business Central. In sjabloon stelt u een fiatteur aan en een vervanger. Verder kunt u de limieten voor goedkeuring instellen.
4. Vrije velden:
Op de vrije velden pagina kunt u tabel velden definiëren die u kunt gebruiken voor het inrichten van de sjablonen. Binnen de module heb je vrij velden gebruiker, deze velden staan op de gebruikerskaart en Vrije velden organisatierol, die op de organisatierol staan. Zo kunt u organisatie specifieke velden toevoegen zonder dat dit u extra maatwerk kost. Hierdoor heb je legio mogelijkheden voor het inrichten van de sjablonen.
Dit is in een notendop hoe de module sjablonen in Business Central werkt. Mocht u meer informatie willen ontvangen of wilt u een demo aanvragen, ga dan naar https://2-control.nl/nl/demo-aanvraag/ of mail uw vragen naar info@2-control.nl.
