Functiescheiding voor Apotheek A15 met autorisatiesoftware

Apotheek A15 is een state-of-the-art GMP bereidingsapotheek in Gorinchem voor expertise, behoud en landelijke levering van commercieel niet verkrijgbare maar rationeel wel noodzakelijke geneesmiddelen. Het is een samenwerkingsverband tussen het Erasmus MC en het Universitair Medisch Centrum Groningen.

Apotheek A15 maakt ter ondersteuning van de interne processen gebruik van de geïntegreerde applicatie Microsoft Dynamics NAV versie 2015. Zij zijn aangesloten bij Microsoft Partner Abecon Informatiesystemen.

Ontbreken van functiescheiding Dynamics

Richard Laterveer, manager bedrijfsvoering & control: “Vanwege het ontbreken van een goede functiescheiding binnen Dynamics NAV hadden onze medewerkers teveel rechten. Hierdoor kwam onze data-integriteit in gevaar.“

Ook wilde Apotheek A15 naast functiescheiding door middel van autorisaties, graag de beheerstaken rondom de toegang tot Dynamics NAV vereenvoudigen. 2-Control werd door Abecon voorgedragen als partner voor deze klus.

Richard Laterveer: “De implementatie van de autorisatiesoftware is prima begeleid door 2-Control. Corinne was goed op de hoogte van de mogelijkheden binnen Authorization Box en Microsoft Dynamics NAV. Ook haar kennis van functiescheidingen in het algemeen was goed.”

Autorisatietraject Dynamics NAV

Doelstelling van de inzet van 2-Control was om Apotheek A15 te ondersteunen bij het ontwerpen en inrichten van een gedegen autorisatiestructuur welke goed beheersbaar is en waarvan tevens de kwaliteit kan worden gemonitord. Hiervoor is gebruik gemaakt van de modules Authorization Box, Veldbeveiliging en Verplichte velden. Binnen twaalf dagen is een autorisatiestructuur gerealiseerd.

“De tijdsinvestering vanuit ons en 2-Control was zeer goed te doen. Door een aantal zaken zelf te doen zijn de kosten goed te overzien. Zelfs als we minder zelf hadden gedaan was de investering aanvaardbaar”, aldus Richard Laterveer.

Software eenvoudig in gebruik

Inmiddels werken de medewerkers van Apotheek A15 al een tijdje met Authorization Box. Medewerkers hebben nu alleen toegang tot die onderdelen van Dynamics NAV die voor hen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun werkzaamheden. “Het beheer van autorisaties is door Authorization Box sterk verbeterd. Het is nu ook heel eenvoudig om mensen tijdens vakanties tijdelijk een andere rol te geven. Ook is Authorization Box eenvoudig in gebruik en bevat goede rapportagemogelijkheden”, concludeert Richard.

"Met het inschakelen van 2-Control hebben wij een partij binnengehaald die het project vlot en goed heeft uitgevoerd."