Van voorraadaansluiting tot autorisatie inrichting
MTB is van oorsprong een sociale werkvoorziening en ondersteunt mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het vinden van passend werk. Dit gebeurt onder meer door mensen een leer- werktraject aan te bieden bij een grote variatie aan bedrijven.
MTB is actief in de regio Maastricht en levert producten en diensten op verschillende gebieden met het doel mensen zich te laten ontwikkelen om zo uiteindelijk een baan te vinden op de reguliere arbeidsmarkt.
Ons eerste contact met 2-Control was al in 2008. Er speelde destijds een issue rondom voorraadaansluiting. Via onze partner Prodware vernamen wij dat 2-Control hier een oplossing voor had. Met hun module Voorraadaansluiting waren wij zelf in staat om de voorraadaansluiting-analyse met het grootboek te doen. Later is in het kader van de interne beheersing de wens ontstaan om de autorisaties binnen Navision in te richten.
Complexiteit Dynamics NAV
Microsoft Dynamics NAV kent een complexe manier van autoriseren. Door het grote aantal tabellen en de complexe structuur is dit zonder de juiste kennis niet goed te doen.
De software suite van 2-Control vereenvoudigt dit proces aanzienlijk en zorgt ervoor dat autorisaties beter beheersbaar blijven. Op deze manier wordt het mogelijk om autorisatieprofielen per functie eenduidig te benoemen en beheren. Dit heeft zowel bij inrichting als bij het beheer erg veel tijd bespaard.
Hiernaast hebben wij ook gekozen voor autorisaties op detailniveau. Met de module Veld- & Datasetbeveiliging van 2-Control hebben wij beveiliging voor velden en filtering op sets toegepast, iets wat met standaard Dynamics NAV niet kan. De module is enorm flexibel waardoor de inrichting wel enige training vereist.
De continuïteit en kwaliteit van de interne beheersing waarborgen wij nu;
- met het vereenvoudigde autorisatiebeheer;
- met het monitoren van de autorisaties en
- met het rapporteren van de autorisatieconflicten.
Kritisch over het toekennen van rechten
Voor een optimaal resultaat hebben wij om de begeleiding van 2-Control gevraagd. Hun ervaring is merkbaar in de pragmatische en professionele werkwijze van de consultants. Het is duidelijk dat zij meer vergelijkbare projecten hebben uitgevoerd.
2-Control is zeer kritisch als het gaat over het wel of niet toekennen van bepaalde autorisaties binnen een profiel. De risico's over het combineren van machtigingen worden duidelijk aangegeven. Dit heeft gezorgd voor een goede inrichting van de autorisaties binnen onze organisatie.
Onafhankelijke blik gunstig voor resultaat
Begeleiding van een ervaren en onafhankelijke derde is erg aangenaam bij een eerste inrichting van de autorisaties. Maar ook bij een herinrichting als gevolg van organisatiewijzigingen of een upgrade van Dynamics NAV.
Vanwege de complexe manier van inrichting is begeleiding in deze fase noodzakelijk. Het beheer is vervolgens prima zelfstandig te doen. Wij zijn dan ook zeer te spreken over de inzet, gebruik van de software en de investering.
Nel van de Laar
Informatie-adviseur MTB
Roger Gorissen
Manager Financiën & Faciliteiten MTB